Der Abschied vom Aktenkeller: Obernheimer Räte sagen Ja zur elektronischen Akte

Die Gemeinde Obernheim wird die E-Akte (elektronische Akte) in der Verwaltung einführen. Auch das Modul Exchange Synchronisation, das die Programme Outlook und Regisafe gegenseitig synchronisiert, soll angeschafft werden. Dies legte der Gemeinderat in seiner jüngsten Sitzung einstimmig fest. Beauftragt mit der Installation der beiden Module im Obernheimer Rathaus wurde die Firma Commundus Regisafe GmbH aus Waiblingen zu einem Angebotspreis von insgesamt 18.217 Euro. Die Einführung ist für das kommende Jahr geplant.

„Wir wollen digital weiter vorankommmen“, erklärt Bürgermeister Josef Ungermann. Große Aktenschränke, in denen derzeit Dokumente in Papierform aufbewahrt werden, sollen bald der Vergangenheit angehören. Ihre Aufgaben soll die elektronische Akte übernehmen.

„Mit der Einführung der E-Akte wird ein papierloser Austausch möglich“, meinte Ungermann.

Baupläne können nicht eingescannt werden

Dennoch sei er sich bewusst, dass ein genereller Verzicht auf Papierakten nicht möglich sei, so der Bürgermeister weiter.

„Da wir Dokumente wie beispielsweise Baupläne aufgrund der Größe nicht einscannen können, werden wir bestimmt eine Bei-Akte in Papierform benötigen.“

Jedoch bei Dokumenten für die Grund- oder Gewerbesteuer ist laut Ungermann das Anlegen der E-Akte problemlos möglich und soll dort auch möglicherweise umgesetzt werden.

Zeitersparnis für Mitarbeiter

Die E-Akte und das Modul Exchange Synchronisation der Firma Commundus Regisafe seien auf die Bedürfnisse von öffentlichen Verwaltungen zugeschnitten und würden daher umfangreiche Lösungen für die tägliche Arbeit bieten, erläutert Ungermann.

Insbesondere letzteres Modul würde im täglichen Betrieb für alle Mitarbeiter der Oberheimer Verwaltung eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringen. Mit den Produkten der Firma habe, so Ungermann, die Verwaltung schon gute Erfahrungen gemacht.

Firma gewährt Rabatt

Seit 2002 ist deren Schriftverwaltungsprogramm in Einsatz, das drei Jahre später um ein Adressmodul erweitert wurde. „Ein Systemwechsel zu anderen Anbietern würde sicherlich weitere Kosten und Schwierigkeiten bei der Umsetzung mit sich bringen“, sprach sich Ungermann für die Waiblinger Firma aus.

Da für die Beauftragung des Moduls Exchange Synchronisation keine Mittel im Haushalt 2021 eingestellt sind, stimmten die Räte einer außerplanmäßigen Ausgabe von rund 3500 Euro zu. Die Deckung sei über Mehreinahmen im Bereich des Forstes gesichert, so Ungermann.

Gemeinderat stellt Fachfragen

Er informierte die Räte, dass auch weitere Module wie beispielsweise die Archivverwaltung mit Konvertermodulen oder auch das Ratsinformationssystem mit Adressverwaltung zubuchbar seien.

Diese, und da waren sich alle einig, sollen jedoch erst in den kommenden Jahren bestellt werden.

Die Gemeinderäte stellten verschiedene Fachfragen, zum Beispiel was die EDV-Ausstattung angeht sowie zu Schnittstellen zu anderen Verfahren. Gemeinderat Jürgen Moser erklärte: „Der Preis ist zwar heftig, aber den Ausgaben steht ein Nutzen entgegen“.